電子決裁・法人文書管理システム「e-決裁(国公立大学向け)」のご紹介

e-決裁の概要

◆ブラウザシステム
ネット環境さえあれば、スマホやPC、タブレットなど出先の端末から文書の閲覧や決裁処理が可能ですので、リモートワーク時にも対応可能です。
また、文書の起案から決裁処理、処理完了後の文書管理までがWEBで完結できるので、紙の書類を回すという物理的な負担が解消され、複数拠点間でのリアルな連携がスムーズになります。
◆電子決裁機能と法人文書管理機能、発翰簿管理機能を統合したシステム
◆人事異動への柔軟な対応
大学様が現在お使いの人事システムと連携可能です。
人事異動に対応したワークフローシステムを基盤に設計されており、独自のルート設定で人事異動前・後の決裁処理にも柔軟に対処できます。
◆各種業務機能を追加して、統合システムの構築が可能
e-決裁は組織管理機能を持つプラットフォーム上に構築されています。
高い拡張性で今後の業務の電子化に幅広く対応する事ができます。
◆セキュアな文書閲覧
文書をダウンロードせず、ブラウザ上に直接表示することで、データが個々のPCに残らず情報漏洩リスク、ウイルス感染リスクを軽減できます。
また、文書のアクセス権限を制限できるので、より文書管理のセキュリティを高めることが可能です。

システム全体の流れ

e-決裁の種類

e-決裁には以下の2種類がございます。
e-決裁std
電子決裁・法人文書管理システムの基本構成
◆使用ユーザー数無制限
e-決裁lite
電子決裁・法人文書管理システムのアカウント数制限版
◆使用ユーザー数の制限(200名以下)

法人文書管理機能

国立大学様の文書管理サイクルに沿った法人文書管理
関係先から届いたメールや決裁など、膨大な量の情報をデジタル文書化して一元管理。
情報公開法に基づいた項目管理・豊富な検索機能で、ほしい情報がいつでも簡単に探し出すことができます。
期限が切れた文書の廃棄や移管などの手間も大幅に削減されます。
法人文書ファイルの作成
◆文書分類のマスタ管理
・大分類、中分類、小分類から成る文書分類をマスタ管理
◆法人文書ファイルの年度管理/暦年管理が可能
◆法人文書ファイル毎に管理者、公開範囲を設定
・法人文書の閲覧権限は格納された法人文書ファイルの権限に準ずる
◆法人文書ファイルの複写機能
・前年度のファイルを元に次年度のファイルを一括作成することが可能

法人文書ファイルは、大学様のホームページにて公開可能
法人文書の保存
◆法人文書の登録方法
・電子決裁機後の決裁文書の自動登録
・手動登録も可能
◆添付ファイルの保存
・添付ファイルはPDF/A形式に変換して保存
・添付ファイルのオリジナルファイルの保存
◆法人文書ファイルの権限設定に準じた文書閲覧
◆豊富な文書検索機能
・年度、ファイル名、担当部署、添付ファイル内容などでの検索が可能
期限切れ法人文書ファイルの廃棄・移管処理
◆期限切れ法人文書ファイルの自動判別
◆廃棄・移管対象法人文書ファイルの一覧表示
◆廃棄・移管の手順
・①担当部署 期限切れ法人文書ファイルに対し廃棄・移管依頼を実施
・②法人文書総括部署 廃棄・移管依頼の承認および実行
◆廃棄された法人文書ファイルの処理
・①法人文書ファイルに廃棄日を記録
・②格納された文書や添付ファイルは削除
◆移管対象ファイルはZIP形式でダウンロードが可能
・CD-R等可搬媒体での移管が可能

電子決裁機能

電子決裁機能の特徴
◆決裁文書の起案から承認、決裁までWEB上で可能
◆柔軟な決裁ルートの定義が可能
◆決裁文書毎に閲覧者、通知者を指定可能
◆スマホでの承認・決裁、閲覧が可能
◆紙決裁(紙で回覧する形での決裁)にも対応
◆原議書を自動作成
◆決裁された文書は、自動で法人文書へ登録
◆対外文書は自動で発翰簿(受発信簿)へ登録
◆文書のブラウザ上での閲覧・コメントが可能
◆処理対象者に処理依頼を自動通知
決裁処理の手順
決裁文書に対する権限
起案者
起案、督促、後決、完了処理が可能
全ルートにわたり閲覧可能
起案者と同じ部署の職員
起案者の代行が可能
全ルートにわたり閲覧可能
決裁ルート上の職員(承認者、合議者)
承認、決裁の他、督促が可能
起案後全ルートにわたり閲覧可能
閲覧者(起案者あるいは処理者が指定)
起案後から完了処理までの間、閲覧可能
通知者(起案者が指定)
完了処理後、閲覧可能
多様なルートに対応
◆決裁ルートのパターンをルート定義として登録
・ルート定義は全学共通で使用可能な汎用ルートと、特定の部署でのみ使用可能な独自ルートも設定可能
・処理者には、特定の職員、特定の部署全体、部署と役職、直属の上司などを細かく指定することが可能
決裁者の自動判定
起案者の所属部署と最新の組織構成から実際の処理対象者を自動判定
例) 【起案者 → 起案者の上司(係長) → 起案者の上司(課長)】 ルートの場合
人事異動時の自動反映
人事異動時の決裁ルートの判定
◆職員管理機能により人事異動を事前に登録可能
→人事異動の発令日に即日反映
◆「決裁者の自動判定」機能により、最新の所属情報で処理者や閲覧者等も自動判定
上の図の場合、ステップ3の処理者は自動的にユーアイ良子さんに変更されます。
法人文書ファイルや電子決裁文書の閲覧権限も自動反映されます。

他システムとの連携(カスタマイズオプション)

◆認証機能連携
LDAP、Shibboleth、ActiveDirectory、他
◆人事システムとの組織・職員情報の連携
◆大学様ホームページで法人文書ファイルの公開
◆他システムへの組織データ提供
◆スマホ専用画面の提供

e-決裁 メディア掲載一覧

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