国公立大学向け電子決裁システム

国公立大学法人向け「電子決裁システム」のご紹介です。

電子決裁システムとは

今まで紙媒体で回覧していた決裁書を、WEB上で起案し、承認・決裁処理までを完了させるシステムです。
【従来の紙決裁】
【電子決裁では】

決裁を電子化するメリット

承認の進捗状況がいつでも確認できます。
紛失の心配がないので、過去の決裁文書が容易に見返せます。
関連資料もまとめて保存されるので、必要な情報が常に全て揃った状態となります。
スマホからの閲覧・処理が可能なので、長期出張中などでもスピーディに決裁が進みます。

電子決裁システムの構成

電子決裁システムは 電子決裁機能、法人文書管理機能、発翰簿管理機能 から構成されています。
同じプラットフォーム上に各種業務機能を追加して、統合システムの構築も可能です。

電子決裁システムの特徴

アプリケーションのインストール等が不要なブラウザシステムです。
電子決裁機能と法人文書機能、発翰簿管理機能を統合したシステムです。
人事異動が実施された際も、処理対象者を自動で判別します。
細やかな権限管理が可能です。

電子決裁機能の特徴

起案から承認・決裁、氏名を原議書内にテキストで記載するまでをWEB上で完結できます。
処理が必要な対象者に、メールが自動送付されます。
スマホから閲覧、承認、決裁が可能です。
原議書が自動で作成されます。
柔軟な決裁ルートの定義が可能です。
決裁文書ごとに閲覧者、通知者の指定が可能です。
決裁された文書は、自動で法人文書に登録されます。
発翰簿(受発信簿)への自動登録も可能です。
付属文書をブラウザ上で閲覧でき、セキュアなシステムです。(オプション)

決裁文書に対する権限

起案者
起案、督促、後決、完了処理が行えます。全ルートにわたり閲覧可能です。
起案者と同じ部署の職員
起案者に代わって起案者と同様の処理が行えます。全ルートにわたり閲覧可能です。
決裁ルート上の職員
承認、決裁の他、督促が行えます。起案後全ルートにわたり閲覧可能です。
合議者
実際に処理に関わらなくとも、決裁内容に同意する者として原議書に氏名が記載されます。起案後全ルートにわたり閲覧可能です。
閲覧者
決裁文書ごとに起案者または処理者により指定されます。起案後から完了処理までの間、閲覧可能です。
通知者
決裁文書ごとに起案者により指定されます。完了処理後、閲覧可能です。

決裁ルート

例)起案者 → 起案者上司(係長) → 起案者上司(課長) のルートの場合
決裁の処理対象者は、起案者の所属状況によって自動で決定します。
そのため、同じルート定義であっても、起案者が変われば処理者も変化します。
【人事係のユーアイ花子さんが起案した場合】
【経理係のユーアイ直子さんが起案した場合】
処理対象者が存在しない場合は、「対象なし」としてさらに次のステップに飛びます。
ここがすごい!
決裁者に指定された役職で人事異動があった場合、その役職に新しく就いた職員が自動で紐づけられます。
上の図の場合、ステップ3の処理者は自動的にユーアイ幸男さんに変更されます。
閲覧者や通知者も同様に、人事異動の内容が反映されます。
しかも!
本システムの職員管理では、人事異動を事前に登録可能なので、定期異動時に即日対応が可能です。

様々な状況と対処法

状況1
内容に不備があった場合
→起案者に差戻しを行うことができます。
差戻しを行うと、起案者本人と、同部署の職員が決裁データを修正し、再起案することができます。
再起案された決裁データは、差戻しが行われたステップまで直接戻されます。
状況2
決裁案が棄却された場合
→否認を行うことができます。
状況3
処理を止めている処理者に回覧を急かしたい場合
→起案者やルート上の関係者が、現在の処理者に処理を促すことができます。(督促)
状況4
現在の処理者を飛ばして次のステップに進みたい場合
→起案者が現在の処理者をスキップして次のステップに進めることができます。(後決)
状況5
既存の決裁ルートで対応できない場合
→方法1.起案時に既製のルートを一時的に変更できます。
既製のルートに一時的にステップを追加することができます。
→方法2.部・課・室専用のルートを新たに追加登録できます。
→方法3.管理者は様々な決裁パターンのルート(既製ルート)を自由に増やすことができます。

画面例

画面1
原議書入力画面
画面2
承認画面
画面3
最終決裁画面

付属文書のブラウザ上での閲覧(導入時に選択可能なオプション)

付属文書をSVG形式(ベクター形式)に変換し、ブラウザ上で直接閲覧可能
◇文書が職員のPCに残らないため、情報流出対策になります。
◇ダウンロードせずに閲覧可能なので、操作性が良くなります。
◇ファイル表示のためのアプリケーションが不要です。
文書に一時的なコメントの書き込み可能
承認者は原議書や添付ファイルに、画面上でコメントを書き、起案者に指示することができます。
画像クリックで拡大します。

電子決裁システム以外の機能

法人文書システム
電子決裁システムで承認された決裁文書は、自動的に法人文書ファイルに登録されます。
発翰簿(受発信簿)システム
電子決裁システムで承認された決裁文書は、自動的に発翰簿(受発信簿)システムに登録することができます。
組織、職員管理機能
個人ポータル画面
個人通知機能
掲示板・お知らせ機能

他のシステムとの連携(カスタマイズオプション)

認証機能連携
LDAP、Shibboleth、他
組織・職員情報の連携
人事システムとの連携
法人文書のホームページでの公開
他システムへのデータ提供

構成例(K大学事務局様)

使用者 約1,000名
WEBサーバ1台、DBサーバ1台、サポートサーバ1台

その他の構成例

国公立大学様統合システムの例
民間企業様統合システムの例

お問合せ

本システムについてのお問合せは、以下よりお気軽にご連絡ください。
メールでお問合せ
お電話でお問合せ
0778-53-0266(平日 9:00 ~ 18:00)