
e-決裁2の概要

ブラウザシステム
ネット環境さえあれば、スマホやPC、タブレットなど出先の端末から文書の閲覧や決裁処理が可能ですので、リモートワーク時にも対応可能です。
また、文書の起案から決裁処理、処理完了後の文書管理までがWEBで完結できるので、紙の書類を回すという物理的な負担が解消され、複数拠点間でのリアルな連携がスムーズになります。
また、文書の起案から決裁処理、処理完了後の文書管理までがWEBで完結できるので、紙の書類を回すという物理的な負担が解消され、複数拠点間でのリアルな連携がスムーズになります。
電子決裁機能、文書管理機能、収受機能(オプション)、施行機能を統合したシステム
人事異動への柔軟な対応
大学様が現在お使いの人事システムと連携可能です。(オプション)
人事異動に対応したワークフローシステムを基盤に設計されており、独自のルート設定で人事異動前・後の決裁処理にも柔軟に対処できます。
人事異動に対応したワークフローシステムを基盤に設計されており、独自のルート設定で人事異動前・後の決裁処理にも柔軟に対処できます。
各種業務機能を追加して、統合システムの構築が可能
e-決裁2は組織管理機能を持つプラットフォーム上に構築されています。
高い拡張性で今後の業務の電子化に幅広く対応する事ができます。
高い拡張性で今後の業務の電子化に幅広く対応する事ができます。
セキュアな文書閲覧
文書をダウンロードせず、ブラウザ上に直接表示することで、データが個々のPCに残らず情報漏洩リスク、ウイルス感染リスクを軽減できます。
また、文書のアクセス権限を制限できるので、より文書管理のセキュリティを高めることが可能です。
また、文書のアクセス権限を制限できるので、より文書管理のセキュリティを高めることが可能です。
システム全体の流れ
e-決裁2の種類
e-決裁2には以下の2種類がございます。
e-決裁2 std
電子決裁・文書管理システムの基本構成
使用ユーザー数:無制限
使用ユーザー数:無制限
e-決裁2 lite
電子決裁・文書管理システムのアカウント数制限版
使用ユーザー数の制限(200名以下)
使用ユーザー数の制限(200名以下)
文書管理機能
国立大学様、地方自治体様のサイクルに沿った文書管理
関係先から届いたメールや決裁など、膨大な量の情報をデジタル文書化して一元管理。
情報公開法に基づいた項目管理・豊富な検索機能で、ほしい情報がいつでも簡単に探し出すことができます。
期限が切れた文書の廃棄や継続などの手間も大幅に削減されます。
情報公開法に基づいた項目管理・豊富な検索機能で、ほしい情報がいつでも簡単に探し出すことができます。
期限が切れた文書の廃棄や継続などの手間も大幅に削減されます。
簿冊の作成
簿冊ごとに文書分類を設定
大分類、中分類、小分類から成る文書分類があり、簿冊ごとに分類分けが可能
簿冊ごとに保存期間を設定
保存しておく期間を簿冊ごとに設定。期限の切れた簿冊は自動で抽出
簿冊ごとに管理者、公開対象を設定
簿冊の権限に準じて、格納されている文書の閲覧を制限
簿冊の年度管理が可能
簿冊をさらに年度別に分けて管理。前年度の簿冊を元に、次年度の簿冊を一括作成することが可能
簿冊と年度簿冊のイメージ
簿冊は、大学様、自治体様のホームページにて公開可能
文書の保存
添付ファイルの保存
・添付ファイルはPDF/A形式に変換して保存
・添付ファイルのオリジナルファイルの保存
簿冊の権限設定に準じた文書閲覧
期限切れ簿冊の廃棄・継続処理
期限切れ簿冊の自動判別
廃棄・継続対象簿冊の一覧表示
廃棄・継続の手順
①担当部署 期限切れ簿冊に対し廃棄・継続依頼を実施
②文書全体管理者 廃棄・継続依頼の承認および実行
廃棄された簿冊の処理
①簿冊に廃棄日を記録
②格納された文書や添付ファイルは削除
電子決裁機能
電子決裁機能の特徴
決裁文書の起案から承認、決裁までWEB上で可能
柔軟な決裁ルートの定義が可能
スマホでの承認・決裁、閲覧が可能
紙決裁(紙で回覧する形での決裁)にも対応
原議書を自動作成
決裁された文書は、自動で簿冊へ登録
文書のブラウザ上での閲覧・コメントが可能
処理対象者に処理依頼を自動通知
立場別の処理の可否
決裁文書に対する権限
可能な処理
起案者
起案、引き戻し、廃案、告示、発送、完了処理が可能
全ルートにわたり閲覧可能
全ルートにわたり閲覧可能
起案者と同じ部署の職員
起案者に代わり、起案者と同等の処理が可能
全ルートにわたり閲覧可能
全ルートにわたり閲覧可能
決裁ルート上の職員(承認者、合議者)
承認、差戻し、事前承認が可能
自身が承認後、上司の代理で承認が可能
起案後全ルートにわたり閲覧可能
自身が承認後、上司の代理で承認が可能
起案後全ルートにわたり閲覧可能
決裁文書に対する権限
起案者
起案、引き戻し、廃案、告示、発送、完了処理が可能
全ルートにわたり閲覧可能
全ルートにわたり閲覧可能
起案者と同じ部署の職員
起案者の代行が可能
全ルートにわたり閲覧可能
全ルートにわたり閲覧可能
決裁ルート上の職員(承認者、合議者)
承認、差戻し、事前承認が可能
自身が承認後、上司の代理で承認が可能
起案後全ルートにわたり閲覧可能
自身が承認後、上司の代理で承認が可能
起案後全ルートにわたり閲覧可能
※差戻しは、決裁文書に不備があったり容認できない場合などに、現在の承認者が起案者に決裁文書を返すことです。
引き戻しは、承認待ちの決裁文書の内容を修正したい場合などに、起案者の意思で文書を自分の手元に戻すことです。
引き戻しは、承認待ちの決裁文書の内容を修正したい場合などに、起案者の意思で文書を自分の手元に戻すことです。
※事前承認、代理承認については、より詳細な資料にてご説明いたします。こちらから資料をご請求ください。
多様なルートに対応
決裁ルートのパターンをルート定義として登録
決裁者の自動判定
起案者の所属部署と最新の組織構成から実際の処理対象者を自動判定
例) 【起案者 → 起案者の上司(係長) → 起案者の上司(課長)】 ルートの場合
人事異動時の自動反映
人事異動時の決裁ルートの判定
職員管理機能により人事異動を事前に登録可能
→人事異動の発令日に即日反映
「決裁者の自動判定」機能により、最新の所属情報で処理者や閲覧者等も自動判定
上の図の場合、ステップ3の処理者は自動的にユーアイ良子さんに変更されます。
簿冊や電子決裁文書の閲覧権限も自動反映されます。
簿冊や電子決裁文書の閲覧権限も自動反映されます。
他システムとの連携(カスタマイズオプション)
認証機能連携
LDAP、Shibboleth、ActiveDirectory、他
人事システムとの組織・職員情報の連携
大学様・自治体様ホームページで簿冊一覧の公開
他システムへの組織データ提供
スマホ専用画面の提供
e-決裁2 お問い合わせ
詳しくは下記フォームよりお問い合わせください。より詳細な情報が記載されたページのURLとパスワードをお送りいたします。











