電子決裁・法人文書管理システム「e-決裁（国公立大学向け）」

国立大学法人金沢大学様にご使用いただいております電子決裁システム「e-決裁（国公立大学向け）」のご紹介です。

電子決裁システム「e-決裁」とは

今まで紙媒体で回覧していた決裁書を、WEB上で起案し、承認・決裁処理までを完了させるシステムです。
【従来の紙決裁】
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【電子決裁では】
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決裁を電子化するメリット

１承認の進捗状況がいつでも確認できます。
２紛失の心配がないので、過去の決裁文書が容易に見返せます。
３関連資料もまとめて保存されるので、必要な情報が常に全て揃った状態となります。
４スマホからの閲覧・処理が可能なので、長期出張中などでもスピーディに決裁が進みます。

e-決裁の構成・拡張性

e-決裁は　電子決裁機能、法人文書管理機能、発翰簿管理機能　から構成されています。
同じプラットフォーム上に各種業務機能を追加して、統合システムの構築も可能です。
e-決裁：電子決裁システム基本構成、添付ファイルをPDFとしてダウンロードし閲覧
e-決裁plus：e-決裁にPrizmDocを組み合わせて、添付ファイルの操作性を改善

e-決裁の特徴

１アプリケーションのインストール等が不要なブラウザシステムです。
２電子決裁機能と法人文書機能、発翰簿管理機能を統合したシステムです。
３人事異動が実施された際も、処理対象者を自動で判別します。
４細やかな権限管理が可能です。

電子決裁機能の特徴

１起案から承認・決裁、氏名を原議書内にテキストで記載するまでをWEB上で完結できます。
２処理が必要な対象者に、メールが自動送付されます。
３スマホから閲覧、承認、決裁が可能です。
４原議書が自動で作成されます。
５柔軟な決裁ルートの定義が可能です。
６決裁文書ごとに閲覧者、通知者の指定が可能です。
７決裁された文書は、自動で法人文書に登録されます。
８発翰簿（受発信簿）への自動登録も可能です。
９付属文書をブラウザ上で閲覧でき、セキュアなシステムです。（オプション）

決裁文書に対する権限

起案者
起案、督促、後決、完了処理が行えます。全ルートにわたり閲覧可能です。
起案者と同じ部署の職員
起案者に代わって起案者と同様の処理が行えます。全ルートにわたり閲覧可能です。
決裁ルート上の職員
承認、決裁の他、督促が行えます。起案後全ルートにわたり閲覧可能です。
合議者
実際に処理に関わらなくとも、決裁内容に同意する者として原議書に氏名が記載されます。起案後全ルートにわたり閲覧可能です。
閲覧者
決裁文書ごとに起案者または処理者により指定されます。起案後から完了処理までの間、閲覧可能です。
通知者
決裁文書ごとに起案者により指定されます。完了処理後、閲覧可能です。

決裁ルート

例）起案者 → 起案者上司（係長） → 起案者上司（課長） のルートの場合
決裁の処理対象者は、起案者の所属状況によって自動で決定します。
そのため、同じルート定義であっても、起案者が変われば処理者も変化します。
【人事係のユーアイ花子さんが起案した場合】
【経理係のユーアイ直子さんが起案した場合】
処理対象者が存在しない場合は、「対象なし」としてさらに次のステップに飛びます。
ここがすごい！
決裁者に指定された役職で人事異動があった場合、その役職に新しく就いた職員が自動で紐づけられます。
上の図の場合、ステップ３の処理者は自動的にユーアイ幸男さんに変更されます。
閲覧者や通知者も同様に、人事異動の内容が反映されます。
しかも！
本システムの職員管理では、人事異動を事前に登録可能なので、定期異動時に即日対応が可能です。

様々な状況と対処法

状況１
内容に不備があった場合
→起案者に差戻しを行うことができます。
差戻しを行うと、起案者本人と、同部署の職員が決裁データを修正し、再起案することができます。
再起案された決裁データは、差戻しが行われたステップまで直接戻されます。
状況２
決裁案が棄却された場合
→否認を行うことができます。
状況３
処理を止めている処理者に回覧を急かしたい場合
→起案者やルート上の関係者が、現在の処理者に処理を促すことができます。（督促）
状況４
現在の処理者を飛ばして次のステップに進みたい場合
→起案者が現在の処理者をスキップして次のステップに進めることができます。（後決）
状況５
既存の決裁ルートで対応できない場合
→方法１．起案時に既製のルートを一時的に変更できます。
既製のルートに一時的にステップを追加することができます。
→方法２.部・課・室専用のルートを新たに追加登録できます。
→方法３.管理者は様々な決裁パターンのルート（既製ルート）を自由に増やすことができます。

画面例

画面１
原議書入力画面
画面２
承認画面
画面３
最終決裁画面

付属文書のブラウザ上での閲覧（導入時に選択可能なオプション）

多機能ビューイングエンジン※と連携
■付属文書をSVG形式（ベクター形式）に変換し、ブラウザ上で直接閲覧可能
◇文書が職員のPCに残らないため、情報流出対策になります。
◇ダウンロードせずに閲覧可能なので、操作性が良くなります。
◇ファイル表示のためのアプリケーションが不要です。
■文書に一時的なコメントの書き込み可能
承認者は原議書や添付ファイルに、画面上でコメントを書き、起案者に指示することができます。
画像クリックで拡大します。
※とは
高精細・多機能ビューイングエンジンで、WEBブラウザ上で文書ファイルをダウンロードすることなく、コメントが可能になります。
PrizmDocについての詳細はこちら
PrizmDoc（開発元正式名称：PrizmDoc Viewer）は、Accusoft社の商標です

電子決裁以外の機能

◆発翰簿（受発信簿）管理機能
対外的に発行された文書は、発翰簿（受発信簿）システムへ自動登録
文書記号番号の自動採番
◆組織・職員管理機能
◆個人ポータル画面
◆個人通知機能
◆掲示板・お知らせ機能

他のシステムとの連携（カスタマイズオプション）

◆認証機能連携
LDAP、Shibboleth、ActiveDirectory、他
◆人事システムとの組織・職員情報の連携
◆大学様ホームページで法人文書ファイルの公開
◆他システムへの組織データ提供
◆スマホ専用画面の提供

最小構成

e-決裁lite
サーバー１台
（WEBサーバー、DBサーバー同居）
e-決裁std / e-決裁plus
WEBサーバー１台＋DBサーバー１台

構成例

金沢大学様システムの例
福井大学様統合WEBシステムの例
民間企業様システムの例

e-決裁　メディア掲載一覧

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