電子決裁・法人文書管理システム「e-決裁(国公立大学向け)」

国立大学法人金沢大学様にご使用いただいております電子決裁・法人文書管理システム「e-決裁(国立大学向け)」のご紹介です。

e-決裁の構成・拡張性

e-決裁は 電子決裁機能、法人文書管理機能、発翰簿管理機能 から構成されています。
同じプラットフォーム上に各種業務機能を追加して、統合システムの構築も可能です。
e-決裁std
電子決裁・法人文書管理システムの基本構成
◆使用ユーザー数無制限
e-決裁lite
電子決裁・法人文書管理システムのアカウント数制限版
◆使用ユーザー数の制限(200名以下)
e-決裁plus
多機能ビューイングエンジンPrizmDocと連携することでe-決裁の操作性を向上
◆添付ファイルに直接注釈を書き込むことが可能(アノテーション機能)
とは
高精細・多機能ビューイングエンジンで、WEBブラウザ上で文書ファイルをダウンロードすることなく、コメントが可能になります。
PrizmDocについての詳細はこちら
PrizmDoc(開発元正式名称:PrizmDoc Viewer)は、Accusoft社の商標です

e-決裁の特徴

アプリケーションのインストール等が不要なブラウザシステムです。
電子決裁機能と法人文書管理機能、発翰簿管理機能を統合したシステムです。
人事異動が実施された際も、処理対象者を自動で判別します。
細やかな権限管理が可能です。
文書をPDF/A形式に変換して保存します。

法人文書管理機能について

法人文書管理機能とは

今まで簿冊などに綴じて管理していた紙の文書をデータ化して保存する、法人文書管理規則に準拠した文書管理システムです。
指定された保存期間が切れた法人文書ファイルは自動で判別され、法人文書ファイルの廃棄/移管/継続をPC上で実行できます。
【従来の紙文書の管理】
【法人文書管理機能では】
法人文書管理機能では、法人文書は、分類ごとに作成された法人文書ファイル内に格納されます。
法人文書ファイルは自由に作成することができます。

法人文書ファイルの作成

法人文書ファイルは以下の2通りの方法で作成できます。
【1.新規で作成】
新しい案件の法人文書ファイルを作成します。
【2.既存のファイルを複製】
過去に作成した法人文書ファイルを別の年度で複製します。

期限切れ法人文書ファイルの廃棄・移管処理

期限が切れた法人文書ファイルは自動で判別され、各担当部署の一覧に表示されます。
期限切れ法人文書ファイルごとに廃棄/移管/継続を指定して実行できます。
廃棄/移管/継続処理が行われた法人文書ファイルは、システム上、以下のように取り扱われます。
【廃棄処理された法人文書ファイル】
格納された法人文書、添付ファイルは削除されます。
法人文書ファイル名と廃棄された日付を記録します。
【移管処理された法人文書ファイル】
法人文書ファイルと格納された文書はZIP形式でダウンロードが可能になりますので、CD-R等の可搬媒体に保存、管理が行えます。
【継続処理された法人文書ファイル】
継続年数、継続理由を設定し、各担当部署の元で引き続き管理します。

電子決裁機能について

電子決裁機能とは

今まで紙媒体で回議していた決裁書を、WEB上で起案し、承認・決裁処理までを完了させるシステムです。
【従来の紙決裁】
【電子決裁機能では】

決裁を電子化するメリット

承認の進捗状況がいつでも確認できます。
紛失の心配がないので、過去の決裁文書が容易に見返せます。
添付ファイルもまとめて保存されるので、必要な情報が常に全て揃った状態となります。
スマホからの閲覧・処理が可能なので、長期出張中などでもスピーディに決裁が進みます。

電子決裁機能の特徴

起案から承認・決裁、氏名を原議書内にテキストで記載するまでをWEB上で完結できます。
処理が必要な対象者に、承認依頼が自動通知されます。
スマホから閲覧、承認、決裁が可能です。
原議書が自動で作成されます。
柔軟な決裁ルートの定義が可能です。
決裁文書ごとに閲覧者、通知者の指定が可能です。
決裁された文書は、自動で法人文書に登録されます。
対外的に発行された文書は自動で発翰簿に登録されます。
文書をブラウザ上で閲覧でき、セキュアなシステムです。

決裁文書に対する権限

起案者
起案、督促、後決、完了処理が行えます。全ルートにわたり閲覧可能です。
起案者と同じ部署の職員
起案者に代わって起案者と同様の処理が行えます。全ルートにわたり閲覧可能です。
決裁ルート上の職員
承認、決裁の他、督促が行えます。起案後全ルートにわたり閲覧可能です。
合議者
決裁内容に同意する者として原議書に氏名が記載されます。起案後全ルートにわたり閲覧可能です。
閲覧者
決裁文書ごとに起案者または処理者により指定されます。起案後から完了処理までの間、閲覧可能です。
通知者
決裁文書ごとに起案者により指定されます。完了処理後、閲覧可能です。

決裁ルート

例)起案者 → 起案者上司(係長) → 起案者上司(課長) のルートの場合
決裁の処理対象者は、起案者の所属状況によって自動で決定します。
そのため、同じルート定義であっても、起案者が変われば処理者も変化します。
【人事係のユーアイ花子さんが起案した場合】
【経理係のユーアイ直子さんが起案した場合】
処理対象者が存在しない場合は、「対象なし」としてさらに次のステップに飛びます。
ここがすごい!
決裁者に指定された役職で人事異動があった場合、その役職に新しく就いた職員が自動で紐づけられます。
上の図の場合、ステップ3の処理者は自動的にユーアイ幸男さんに変更されます。
閲覧者や通知者も同様に、人事異動の内容が反映されます。
しかも!
本システムの職員管理では、人事異動を事前に登録可能なので、定期異動時に即日対応が可能です。

様々な状況と対処法

状況1
内容に不備があった場合
→起案者に差戻しを行うことができます。
差戻しを行うと、起案者本人と、同部署の職員が決裁データを修正し、再起案することができます。
再起案された決裁データは、差戻しが行われたステップまで直接戻されます。
状況2
決裁案が棄却された場合
→否認を行うことができます。
状況3
処理を止めている処理者に処理を急かしたい場合
→起案者やルート上の関係者が、現在の処理者に処理を促すことができます。(督促)
状況4
現在の処理者を飛ばして次のステップに進みたい場合
→起案者が現在の処理者をスキップして次のステップに進めることができます。(後決)
状況5
既存の決裁ルートで対応できない場合
→方法1.起案時に既製のルートを一時的に変更できます。
既製のルートに一時的にステップを追加することができます。
→方法2.部・課・室専用のルートを新たに追加登録できます。
各部署ごとに独自の決裁パターンのルート(既製ルート)を自由に増やすことができます。

画面例

画面1
原議書入力画面
画面2
承認画面
画面3
最終決裁画面

文書のブラウザ上での閲覧

文書をブラウザ上で直接閲覧可能
◇文書が職員のPCに残らないため、情報流出対策になります。
◇ダウンロードせずに閲覧可能なので、操作性が良くなります。
◇ファイル表示のためのアプリケーションが不要です。
文書に一時的なコメントの書き込み可能
承認者は原議書や添付ファイルに、画面上でコメントを書き、起案者に指示することができます。
画像クリックで拡大します。

電子決裁以外の機能

◆発翰簿(受発信簿)管理機能
対外的に発行された文書は、発翰簿(受発信簿)システムへ自動登録
文書記号番号の自動採番
◆組織・職員管理機能
◆個人ポータル画面
◆個人通知機能
◆掲示板・お知らせ機能

他のシステムとの連携(カスタマイズオプション)

◆認証機能連携
LDAP、Shibboleth、ActiveDirectory、他
◆人事システムとの組織・職員情報の連携
◆大学様ホームページで法人文書ファイルの公開
◆他システムへの組織データ提供
◆スマホ専用画面の提供

最小構成

e-決裁lite
サーバー1台
(WEBサーバー、DBサーバー同居)
e-決裁std / e-決裁plus
WEBサーバー1台+DBサーバー1台

構成例

金沢大学様システムの例
福井大学様統合WEBシステムの例
民間企業様システムの例

よくある質問

  • 採番機能はありますか?

    稟議を起案する際に起案番号を自動採番します。
    また、対外的に発行される文書は自動で文書記号番号が採番されます。
    文書記号番号は仕様に沿ってご指定の形式で採番することが可能です。

  • 職員が通知を受け取るメールアドレスを複数登録することはできますか?

    大学様指定のメールアドレスに加え、任意のアドレスが一つ追加登録可能です。

  • 文書修正時の履歴はとれますか?

    文書の修正を行った職員と日時を記録しています。

  • コメント機能はありますか?

    添付した添付ファイルに説明コメントを添えることができます。
    承認、差戻しなど処理の際にもコメントを添えることができます。

  • 添付したファイルを並び替えすることはできますか?

    可能です。

  • 添付ファイルは最大何件まで登録できるのでしょうか?

    添付ファイルの添付件数に上限はありません。
    現状データの容量は1アップロードあたり100MBまでの上限を設けております。

  • 人事異動を事前に登録することは可能ですか?

    可能です。例えば、4月1日に移動がある場合、辞令が出た3月中にマスタを修正するかデータをCSVで取り込むことにより、4月1日に自動で異動を反映させることができます。

  • 職員の所属部署を複数登録することはできますか?

    可能です。本務の他に複数の兼務を登録することができます。

  • 差戻し後再起案した際はどの時点から回議が再開するのですか?

    差戻し後の再起案は、差戻しをした処理者から再開します。

  • 過去の起案文書を複写することはできますか?

    決裁文書を見る権限を持っている人のみ可能です。
    決裁完了後の文書の詳細画面には「複写」ボタンが表示されます。
    件名や案件概要、決裁ルートや決裁完了後に格納される法人文書ファイルなどが引き継がれます。

  • 「紙決裁」とはシステム上でどういった扱いになるのでしょうか?

    「紙決裁」の場合は、起案者がシステム上で起案処理をして原議書を印刷します。
    起案者はその原議書と、関連資料を従来通り持ちまわってハンコを頂き、決裁が済んだらシステム上で完了処理を行います。
    ハンコが付いた紙の原議書はスキャンして添付ファイルとして保存することができます。

e-決裁 メディア掲載一覧

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