電子決裁・法人文書管理システム「e-決裁（国公立大学向け）」

e-決裁の構成・拡張性

e-決裁は　電子決裁機能、法人文書管理機能、発翰簿管理機能　から構成されています。

同じプラットフォーム上に各種業務機能を追加して、統合システムの構築も可能です。

e-決裁std

電子決裁・法人文書管理システムの基本構成

◆使用ユーザー数無制限

e-決裁lite

電子決裁・法人文書管理システムのアカウント数制限版

◆使用ユーザー数の制限（200名以下）

e-決裁の特徴

法人文書管理機能とは

【従来の紙文書の管理】

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【法人文書管理機能では】

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法人文書ファイルの作成

期限切れ法人文書ファイルの廃棄・移管処理

格納された法人文書、添付ファイルは削除されます。
法人文書ファイル名と廃棄された日付を記録します。

法人文書ファイルと格納された文書はＺＩＰ形式でダウンロードが可能になりますので、CD-R等の可搬媒体に保存、管理が行えます。

継続年数、継続理由を設定し、各担当部署の元で引き続き管理します。

電子決裁機能とは

【従来の紙決裁】

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【電子決裁機能では】

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決裁を電子化するメリット

電子決裁機能の特徴

決裁文書に対する権限

決裁ルート

例）起案者 → 起案者上司（係長） → 起案者上司（課長） のルートの場合

決裁の処理対象者は、起案者の所属状況によって自動で決定します。

そのため、同じルート定義であっても、起案者が変われば処理者も変化します。

【人事係のユーアイ花子さんが起案した場合】

【経理係のユーアイ直子さんが起案した場合】

処理対象者が存在しない場合は、「対象なし」としてさらに次のステップに飛びます。

ここがすごい！

決裁者に指定された役職で人事異動があった場合、その役職に新しく就いた職員が自動で紐づけられます。

上の図の場合、ステップ３の処理者は自動的にユーアイ幸男さんに変更されます。

閲覧者や通知者も同様に、人事異動の内容が反映されます。

しかも！

本システムの職員管理では、人事異動を事前に登録可能なので、定期異動時に即日対応が可能です。

様々な状況と対処法

状況１

内容に不備があった場合

→起案者に差戻しを行うことができます。

差戻しを行うと、起案者本人と、同部署の職員が決裁データを修正し、再起案することができます。
再起案された決裁データは、差戻しが行われたステップまで直接戻されます。

状況２

決裁案が棄却された場合

→否認を行うことができます。

状況３

処理を止めている処理者に処理を急かしたい場合

→起案者やルート上の関係者が、現在の処理者に処理を促すことができます。（督促）

状況４

現在の処理者を飛ばして次のステップに進みたい場合

→起案者が現在の処理者をスキップして次のステップに進めることができます。（後決）

状況５

既存の決裁ルートで対応できない場合

→方法１．起案時に既製のルートを一時的に変更できます。

既製のルートに一時的にステップを追加することができます。

→方法２.部・課・室専用のルートを新たに追加登録できます。

各部署ごとに独自の決裁パターンのルート（既製ルート）を自由に増やすことができます。

画面例

画面１

原議書入力画面

画面２

承認画面

画面３

最終決裁画面

文書のブラウザ上での閲覧

■文書をブラウザ上で直接閲覧可能

◇文書が職員のPCに残らないため、情報流出対策になります。
◇ダウンロードせずに閲覧可能なので、操作性が良くなります。
◇ファイル表示のためのアプリケーションが不要です。

■文書に一時的なコメントの書き込み可能

承認者は原議書や添付ファイルに、画面上でコメントを書き、起案者に指示することができます。

電子決裁以外の機能

◆発翰簿（受発信簿）管理機能

対外的に発行された文書は、発翰簿（受発信簿）システムへ自動登録

文書記号番号の自動採番

◆組織・職員管理機能

◆個人ポータル画面

◆個人通知機能

◆掲示板・お知らせ機能

他のシステムとの連携（カスタマイズオプション）

最小構成

e-決裁lite

サーバー１台

（WEBサーバー、DBサーバー同居）

e-決裁std / e-決裁plus

WEBサーバー１台＋DBサーバー１台

構成例

金沢大学様システムの例

福井大学様統合WEBシステムの例

民間企業様システムの例

よくある質問

• 採番機能はありますか？

  稟議を起案する際に起案番号を自動採番します。
  また、対外的に発行される文書は自動で文書記号番号が採番されます。
  文書記号番号は仕様に沿ってご指定の形式で採番することが可能です。

• 職員が通知を受け取るメールアドレスを複数登録することはできますか？

  大学様指定のメールアドレスに加え、任意のアドレスが一つ追加登録可能です。

• 文書修正時の履歴はとれますか？

  文書の修正を行った職員と日時を記録しています。

• コメント機能はありますか？

  添付した添付ファイルに説明コメントを添えることができます。
  承認、差戻しなど処理の際にもコメントを添えることができます。

• 添付したファイルを並び替えすることはできますか？

  可能です。

• 添付ファイルは最大何件まで登録できるのでしょうか？

  添付ファイルの添付件数に上限はありません。
  現状データの容量は１アップロードあたり100MBまでの上限を設けております。

• 人事異動を事前に登録することは可能ですか？

  可能です。例えば、4月1日に移動がある場合、辞令が出た３月中にマスタを修正するかデータをCSVで取り込むことにより、４月１日に自動で異動を反映させることができます。

• 職員の所属部署を複数登録することはできますか？

  可能です。本務の他に複数の兼務を登録することができます。

• 差戻し後再起案した際はどの時点から回議が再開するのですか？

  差戻し後の再起案は、差戻しをした処理者から再開します。

• 過去の起案文書を複写することはできますか？

  決裁文書を見る権限を持っている人のみ可能です。
  決裁完了後の文書の詳細画面には「複写」ボタンが表示されます。
  件名や案件概要、決裁ルートや決裁完了後に格納される法人文書ファイルなどが引き継がれます。

• 「紙決裁」とはシステム上でどういった扱いになるのでしょうか？

  「紙決裁」の場合は、起案者がシステム上で起案処理をして原議書を印刷します。
  起案者はその原議書と、関連資料を従来通り持ちまわってハンコを頂き、決裁が済んだらシステム上で完了処理を行います。
  ハンコが付いた紙の原議書はスキャンして添付ファイルとして保存することができます。

e-決裁　メディア掲載一覧

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